Pour un suivi de projet efficace
24 octobre 2002
Le client (maître d'ouvrage)
doit disposer d’une documentation lui permettant de percevoir clairement le
contenu et le déroulement du projet ; cette documentation doit être
d’une lecture facile, ce qui implique de la simplifier au maximum.
Nous décrirons ci-dessous la
documentation initiale (fournie au lancement du projet) et sa tenue à jour.
Documentation initiale
Pour que le client puisse
suivre efficacement un projet, il faut qu’il dispose tout d’abord d’une
description du projet comportant :
1)
une vue d’ensemble du projet (2 pages),
2)
une fiche économique décrivant poste par poste l’ensemble des dépenses
associées au projet (y compris celles suscitées par les opérations non spécialement
informatiques, comme la formation des utilisateurs, la mise à niveau des réseaux
télécoms etc.) ainsi que leurs échéances,
3)
la liste des échéances cruciales (lots) et des livrables
correspondants,
4)
pour chaque lot une fiche (1 ou 2 pages) décrivant son contenu et son coût
et comportant si besoin est des liens vers des documents plus détaillés :
La fourniture des documents détaillés
est facultative. Leur utilité est surtout de permettre au fournisseur de décrire
les détails techniques qu’il juge importants, mais qui n’intéressent pas
le client. Le client se contentera le plus souvent des fiches succinctes décrivant
les lots et livrables.
L’ensemble de cette
documentation sera commodément placée sur un serveur Intranet.
Tenue à jour de la documentation
L’important est de garder en
mémoire la description initiale du projet, et visualiser les décalages
survenant tant sur les échéances et les dépenses que sur le contenu des
livrables. Il faut pour cela établir des graphiques et documents mis à jour périodiquement
(selon les délais et l’importance du projet, il faudra prévoir une mise à
jour par semaine, ou par mois, ou par trimestre).
Tenue à jour des dépenses
Le graphique suivant fait
apparaître les dépenses réalisées
et les éventuelles modifications des estimations du montant et des échéances
des dépenses futures.
Tenue à jour des délais
Le graphique permettant la
tenue à jour des délais peut se présenter sous la forme suivante :
La "droite à
45 degrés" représente le déroulement du temps. La date prévue pour
l'achèvement de chaque opération est représentée sur un symbole. Les révisions périodiques des dates prévues
apparaissent ainsi sur une ligne correspondant à la date de la révision.
Lorsque l'opération est terminée, la courbe qui la représente rejoint la
"droite à 45 degrés".
Le décalage des dates de
livraison prévues est visualisé par la ligne qui joint les symboles représentant
les dates prévues pour un lot ; cette ligne se dirige vers le haut d’autant plus vite que le décalage est plus fort.
Ce graphique est un puissant
outil de communication entre client et fournisseur : le client est fondé à demander si la date de livraison finale
reste réaliste lorsque les dates de livraison
des lots initiaux se décalent vers le futur. L’existence de ce graphique, qui
présente à la fois la situation prévue initialement, la situation actuelle, et la façon
dont on est parvenu de l’une à l’autre, incite le fournisseur à tenir ses
délais.
Tenue à jour des livrables
Il ne suffit pas de contrôler
les délais : il faut aussi s’assurer du contenu des livrables (sinon, il
serait trop tentant de tenir les délais en faisant glisser le contenu d’un
livrable vers le livrable suivant). La mise à jour de la documentation doit
indiquer en rouge (car cela doit sauter aux yeux)
la date et le contenu de chacune des modifications éventuelles d’un livrable
par rapport à sa définition initiale :
La fourniture initiale de la
documentation décrite ci-dessus, puis sa tenue à jour, donnent au client la
possibilité de suivre la réalisation du projet sans pour autant se noyer dans
les détails techniques qui ne l’intéressent pas. La qualité de la tenue à
jour de cette documentation doit faire l’objet d’une clause du contrat entre
le fournisseur et le client, et doit engager la responsabilité du fournisseur.
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