La première expression de besoin

8 février 2002

L'expression de besoin est le premier document que produit une maîtrise d’ouvrage pour amorcer un projet nouveau. 

Nota Bene : En cours de projet, les soucis de la réalisation risquent de faire perdre de vue les intentions initiales ; la relecture de l'expression de besoin sera alors un utile retour aux sources. C'est pourquoi l'expression de besoin doit rester accessible pendant toute la durée du projet. Comme il s'agit d'un texte court, on aura intérêt à le reproduire intégralement en tête des autres documents relatifs au projet (étude OFR, FSM, spécifications générales etc.)

La rédaction d'une expression de besoin suppose que l'on ait su au préalable traduire une demande en besoin, ce qui suppose une méthode adéquate.

L'expression de besoin doit être (a) pertinente, (b) sobre, (c) complète, (d) claire à la lecture.

La pertinence se juge relativement à l’action qu’il s’agit de conduire. L’expression de besoin doit contenir une description de cette action. Il faut dire à quoi servira ce que l’on demande, à qui cela sera utile, décrire l’insertion dans le processus de travail de l’utilisateur, situer par rapport à la stratégie de l’entreprise et à ses priorités, dire enfin ce qui se passerait si le besoin n’était pas satisfait.

La sobriété concerne la façon dont on envisage de satisfaire le besoin. Un SI sobre est celui qui satisfait raisonnablement les besoins par un arbitrage entre coût et satisfaction de l’utilisateur, donc en laissant délibérément non satisfaits des besoins non prioritaires. Il faut expliquer le "comment faire" fonctionnel : quelle serait la réponse minimale au besoin ? Y a-t-il possibilité d’une version réduite ? Quelles sont les fonctionnalités auxquelles il a été jugé préférable de renoncer ?

La complétude n’est pas la fuite dans le détail (qui serait contradictoire avec la sobriété), mais l’assurance que l’on n’a rien oublié d’important tant en ce qui concerne le projet lui-même que son insertion dans le SI dont il est solidaire. Il faut décrire les relations entre le projet et le SI, situer les points de coordination nécessaires, présenter enfin la méthode utilisée pour établir l’expression de besoins (consultations, validations).

La clarté est indispensable pour un document qui doit circuler entre plusieurs mains, nourrir des arbitrages, et qui restera pendant toute la vie du projet la source à laquelle on se réfère pour revenir à l’intention initiale. 

L’expression de besoin sera matériellement un texte en français courant clair et lisible, de deux à trois pages au plus, complété par quelques données fournies en page de couverture : identité du chef de projet à la maîtrise d'ouvrage ; identité du maître d'ouvrage stratégique (directeur du métier), du maître d'ouvrage délégué, de l’auteur de l’expression de besoin ; indication sur la priorité ; calendrier de réalisation souhaité, phasage éventuel ; estimation qualitative de l’importance du projet ; indications qui permettront à la maîtrise d'œuvre d’inférer la (ou les) solution(s) possible(s) et d’estimer leur coût (volumétrie, contraintes de performance, nombre d’écrans, processus et/ou composants et/ou applications concernés).